Nos modèles pour lettre administrative
Les différentes lettres administratives
La demande d'intervention de la mairie
Vous pouvez être contraints de solliciter votre mairie dans différentes situations, par exemple pour :
- Une réclamation ;
- Une demande d'aide financière ;
- L'attribution d'un logement social ;
- La présentation d'un projet communautaire ;
- Un conflit de voisinage ;
- La signalisation d'un danger ;
- Etc.
La demande de documents administratifs ou d'urbanisme
Bien que l'édition de la plupart des documents administratifs se réalise désormais en ligne, vous pouvez être néanmoins amené à rédiger une lettre pour obtenir un document spécifique, tel que :
- Un acte de baptême, de naissance ou de décès, le livret de famille ;
- Un document d'identité (passeport, carte d'identité, titre de séjour) ;
- Un changement d'état civil ;
- Une demande de visa ;
- Les documents d'urbanisme (cadastre, permis de construire, PLU, etc.) ;
- Etc.
Les lettres adressées à la préfecture
La préfecture est souvent impliquée dans toutes les demandes afférentes à un véhicule (cession, carte grise, contrôle technique, etc.) ou à un permis de conduire.
On peut la solliciter par courrier pour simplement obtenir un document, mais également dans le cadre d'une contestation, notamment quant à un retrait de points ou à une contravention.
Les courriers destinés au Trésor Public
Les impôts étant une grande part du quotidien français, chaque citoyen est conduit à écrire au moins une fois dans sa vie à l'administration fiscale.
Les raisons sont variées, il peut s'agir d'une réclamation ou d'une contestation des impôts, de la taxe d'habitation ou foncière, ou bien d'une demande d'échéancier ou de remise gracieuse en cas de difficultés financières.
Le formalisme à respecter pour votre lettre administrative
Une lettre administrative est une correspondance formelle devant respecter un formalisme strict. En dehors du corps de texte qui varie selon la situation, voici les éléments devant systématiquement apparaître dans tout courrier adressé à l'administration française :
- 1/ Votre identité en en-tête gauche : nom, prénom, adresse, téléphone et/ou mail.
- 2/ Les informations relatives au destinataire en en-tête droite : nom, prénom, adresse, fonction.
- 3/ La date et le lieu de rédaction de votre missive.
- 4/ L'objet, c'est-à-dire le sujet principal de la correspondance afin d'accélérer la distribution au sein des différents services.
- 5/ La mention "lettre recommandée avec accusé de réception" selon votre mode d'envoi.
- 6/ La salutation formelle, le plus souvent "Madame, Monsieur,".
- 7/ La formule de politesse, la plus courante étant "Veuillez agréer, Madame/Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées".
- 8/ La signature de l'expéditeur, qu'elle soit manuelle ou électronique.
Nos conseils pour rédiger vos courriers administratifs
Nous vous conseillons de soigner votre présentation en respectant le formalisme et la structure indiquée ci-dessus. Il faut aussi utiliser un ton formel et respectueux et s'exprimer de façon claire et concise avec différents paragraphes par sujet ou idée. Il est aussi préférable de faire la rédaction via un ordinateur, à défaut, s'assurer de la bonne lisibilité. Enfin, il faut mentionner la liste des documents joints à votre courrier et veiller à envoyer un dossier complet.
- Les courriers trop longs et les phrases ambiguës, car cela engendre un manque de clarté pour le destinataire ;
- La tonalité inappropriée ou impolie, n'oubliez pas qu'il s'agit d'une lettre officielle ;
- Les fautes d'orthographe et les abréviations. Relisez-vous ou faites-vous relire ;
- Ne pas vérifier au préalable les documents à envoyer ou les coordonnées du destinataire.
Les administrations auxquelles s'adresser
Le consulat et l'ambassade
Par le biais de l'administration consulaire et lorsque vous êtes à l'étranger, vous pouvez demander à obtenir par courrier ou en ligne :
- Des attestations en cas de vol ou perte de vos documents d'identité ou permis de conduire ;
- La délivrance de votre passeport ou carte d'identité ;
- L'enregistrement des actes d'état civil locaux ;
- La légalisation de documents ;
- La nationalité française.
Les demandes de visas sont à adresser à l'ambassade ou aux services d'immigration.
La mairie
Vous devez vous adresser à votre mairie ou CCAS pour l'obtention d'aides sociales.
De même, celle-ci est tenue de délivrer tous les documents rendus obligatoires par la loi tels qu'un acte de naissance, un livret de famille, un acte de mariage, etc. En revanche, les documents d'identité tels que passeport et carte d'identité, bien qu’obligatoires, se réclament exclusivement en ligne via le site de l’ANTS.
La mairie est également chargée de la production des documents d'urbanisme.
Les autres entités administratives
La préfecture est habilitée à délivrer les documents relatifs aux titres de séjour, ainsi qu'aux permis de conduire et aux véhicules.
La Direction Générale des Finances Publiques, quant à elle, gère toutes les tâches administratives liées aux impôts et taxes.
Enfin, toutes les questions et réclamations relatives aux frais de santé sont traitées par les organismes de Sécurité sociale.
Ils partagent leur expérience
Témoignage de Justine, 21 ans
Alors que j'étais en voyage à l'étranger, je me suis fait voler mon passeport. J'ai contacté mon ambassade afin de connaître toutes les formalités.
J'ai déposé plainte au commissariat local, j'ai produit tous les justificatifs et rédigé un courrier grâce à un modèle de lettre, expliquant la situation. J'ai obtenu mon nouveau passeport en 6 semaines.
Témoignage de Thibault, 29 ans
En vue de mon mariage, on m'a réclamé mon acte de naissance.
J'ai écrit un courrier à la mairie de ma commune de naissance en y joignant les justificatifs d'identité, et j'ai très rapidement obtenu mon document.