Politique de confidentialité

La société NUVANTA de droit irlandais Limited company (LTD) immatriculée au Bureau d'enregistrement des entreprises de Dublin sous le numéro 747679 dont le siège social est situé 6 Fern Road D18 FP98 à DUBLIN en Ireland (ci-après « NUVANTA ») prend très à cœur la protection de vos données personnelles et s’engage à respecter la Règlementation applicable en la matière en particulier les principes issus du Règlement européen général sur la protection des données personnelles n°2016-679 du 27 avril 2016 entré en application le 25 mai 2018 (« RGPD »).

Cette politique de confidentialité vise à vous fournir toutes les informations sur la manière dont vos données personnelles sont recueillies et traitées par NUVANTA en sa qualité de responsable de traitement à partir du site accessible à l’adresse suivante : modele lettres.com (ci-après le « Site »).

1. Définitions issues du RGPD

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Destinataire de données

La personne physique ou morale l’autorité publique le service ou tout autre organisme qui reçoit communication des Données personnelles qu’il s’agisse ou non d’un tiers.

Donnée personnelle

Toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (également dénommée « personne concernée »). Est réputée être une « personne physique identifiable » une personne physique qui peut être identifiée directement ou indirectement notamment par référence à un identifiant tel qu’un nom un numéro d’identification des données de localisation un identifiant en ligne ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique physiologique génétique psychique économique culturelle ou sociale.

NUVANTA

La société NUVANTA telle qu’identifiée en préambule.

Règlementation

L’ensemble de la réglementation en vigueur applicable au Traitement de Données à caractère personnel et notamment le Règlement général sur la protection des données (RGPD) entré en vigueur le 25 mai 2018 qui introduit de nouveaux concepts par rapport à la loi « relative à l’informatique aux fichiers et aux libertés » du 6 janvier 1978 modifiée (dite « loi informatique et libertés ») et modifie les obligations des acteurs impliqués dans le Traitement de Données personnelles.

Responsable de Traitement

La personne physique ou morale l’autorité publique le service ou un autre organisme qui seul ou conjointement avec d’autres détermine les finalités et les moyens du Traitement.

Site

Le présent Site internet édité et exploité par NUVANTA et accessible à partir du lien URL suivant : modele lettres.com.

Sous-traitant

La personne physique ou morale l’autorité publique le service ou tout autre organisme qui traite des Données personnelles pour le compte du Responsable du Traitement.

Traitement

Toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés et appliquées à des Données personnelles ou des ensembles de Données personnelles telles que la collecte l’enregistrement l’organisation la structuration la conservation l’adaptation ou la modification l’extraction la consultation l’utilisation la communication par transmission la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition le rapprochement ou l’interconnexion la limitation l’effacement ou la destruction.

2. Quelles sont les Données personnelles collectées et comment les collectons-nous ?

Par le biais de son Site NUVANTA peut collecter et traiter les Données personnelles suivantes :

Les Données personnelles que vous nous communiquez directement :

Les Données personnelles qui sont collectées sont celles que vous nous communiquez directement par le biais des formulaires de collecte disponibles sur le Site (demande de contact ouverture d’un compte client …) ou par courriel envoyé directement à notre adresse électronique.

Les Données personnelles que vous nous communiquez directement sont collectées dans les cas suivants :

Lorsque vous souhaitez porter une information à notre connaissance ou demander un renseignement par le biais de notre formulaire de contact :

• nom, prénom ;
• adresse de courrier électronique.



Lorsque vous souhaitez créer un compte client

• adresse de courrier électronique ;
• mot de passe.



Lorsque vous passez une commande en ligne (données client) :

• adresse de courrier électronique ;
• nom, prénom.



Lorsque vous souhaitez expédier un courrier :

• Vos coordonnées en qualité d’expéditeur :
• statut (particulier/professionnel)
• titre (M., Mme, Mlle, Dr., Me, Pr.),
• nom, prénom,
• adresse postale,
• téléphone,
• adresse de courrier électronique.
• le cas échéant, votre signature électronique.
• Les coordonnées du destinataire du courrier :
• statut (particulier/professionnel)
• titre (M., Mme, Mlle, Dr., Me, Pr.),
• nom, prénom,
• adresse postale,



Ces données sont nécessaires pour l’envoi de courrier. A défaut, la prestation ne pourra être réalisée.




Lorsque vous constituez votre carnet d’adresse numérique :

• les coordonnées du destinataire du courrier / les contacts du client :
• statut (particulier/professionnel)
• titre (M., Mme, Mlle, Dr., Me, Pr.),
• nom, prénom,
• adresse postale,



Lorsque vous vous inscrivez à notre newsletter ou que NUVANTA vous adresse de la prospection commerciale :

• adresse de courrier électronique.



Et plus généralement lorsque vous nous adressez un mail directement :

• informations transmises par vos soins et très probablement :
• nom, prénom,
• adresse de courrier électronique.

Les Données personnelles que nous collectons à l'occasion de notre relation commerciale :

Il s'agit notamment en votre qualité de client :

• des informations relatives à l'historique de votre relation commerciale avec NUVANTA (commandes, facturation et paiement),
• des demandes formulées ou des incidents relatés auprès de notre service clients ou de notre service comptable.

Les Données personnelles que nous collectons automatiquement :

Lors de votre consultation du Site, des données (y compris des Données personnelles) dites de navigation sont enregistrées automatiquement soit :

• par le biais de cookies,
• directement par le système informatique de NUVANTA,
• indirectement par le prestataire informatique en charge de la gestion du Site.

Une partie de ces données est collectée afin de garantir une parfaite mise à disposition du Site, son amélioration et le maintien d’un environnement sécurisé. D’autres données peuvent être utilisées pour analyser votre comportement d’utilisateur et le trafic et/ou pour augmenter l’interactivité de notre Site.

il peut s'agir :

• Des données relatives à votre utilisation du Site :

Ces données d'utilisation peuvent inclure des informations telles que l'adresse IP de votre ordinateur, le type de navigateur, la version du navigateur, les pages de notre Site que vous visitez, l'heure et la date de votre visite, le temps passé sur ces pages, les identificateurs uniques d'appareils et autres données de diagnostic.

• Des données relatives à l’équipement qui vous permet d’accéder au Site :

Selon l’équipement que vous utilisez et les paramètres activés, les données suivantes peuvent notamment être collectées : le type d’équipement (téléphone mobile, tablette, PC, MAC, etc.) et le système d’exploitation que vous utilisez ainsi que leurs paramètres.

Ces informations peuvent être obtenues soit directement au moyen des journaux d’évènements du serveur (les fichiers log) soit via des cookies ou outils similaires.

3. Pourquoi traitons-nous vos Données personnelles ?

Nous utilisons vos Données personnelles pour réaliser les Traitements dont les finalités et les bases légales sont exposées au sein du tableau ci-dessous.

Ces Données personnelles sont collectées dans l’un des cas prévus par la Réglementation à savoir notamment :

• L’exécution d’un contrat que nous avons conclu avec vous et/ou
• Le respect d’une obligation légale et/ou
• Votre consentement à l’utilisation de vos Données personnelles et/ou
• Notre intérêt légitime à utiliser vos Données personnelles étant précisé que l’intérêt légitime est un ensemble de raisons commerciales et/ou de raisons tenant à la sécurité qui justifient l’utilisation de vos Données personnelles par NUVANTA.

Vous trouverez toutes ces informations au sein du tableau ci-après.

Pour plus d’informations au sujet des cookies, nous vous renvoyons à notre Politique de cookies.

4. Qui sont les destinataires de vos Données personnelles ?

NUVANTA ne communique vos Données personnelles qu’à des Destinataires habilités et déterminés conformément aux dispositions de la Réglementation applicable.

Dans le strict respect des finalités énoncées ci-dessus vos Données personnelles sont traitées en premier lieu par les services internes de NUVANTA dans le cadre de l’exercice de leurs missions habituelles.

Elles sont également communiquées à certains de nos sous-traitants et prestataires (filiale de la Poste gestionnaire du site Internet hébergeur prestataire de transport) qui sont tenus aux mêmes obligations de sécurité et de confidentialité que NUVANTA.

Nous exigeons de l’ensemble de ces tiers qu’ils appliquent a minima les règles de sécurité élémentaires définies par la CNIL tant sur les aspects administratifs techniques qu’organisationnels afin de protéger vos Données personnelles contre toute divulgation utilisation modification et destruction illicite.

Pour ce faire nous avons rigoureusement sélectionné nos Sous-traitants en fonction de la sécurité de l’hébergement qu’ils assurent (au niveau des normes parmi les plus strictes) renforcé les infrastructures utilisées et durci les contrats conclus avec eux.

Vos Données personnelles peuvent ainsi être transmises aux Prestataires et/ou Sous-traitants suivants :

• les Sous-traitants techniques :
• Amazon Web Services Inc qui s’occupe de l’hébergement de notre Site et d’envoi de courriels ;
• Google LLC dans le cadre de l’utilisation par NUVANTA de l’outil Google Analytics permettant de collecter des données statistiques relatives au Site ;
• Mailgun qui propose une solution d’envoi d'emails ;
• Maileva filiale du groupe La Poste et leader de l’externalisation de courrier qui s’occupe de l’acheminement et du suivi des courriers ;
• Le groupe Meta Platforms Inc. dans le cadre de ciblage publicitaire réalisé par NUVANTA ;
• Hubspot dans le cadre de ciblage publicitaire réalisé par NUVANTA.

Les Données personnelles que vous êtes susceptibles de nous communiquer pourront aussi être communiquées en réponse à une procédure judiciaire ou administrative de toute nature ou à des mesures d’application de la loi réclamées par les autorités compétentes.

NUVANTA s’engage à ne pas transmettre vos Données personnelles à des tiers sauf si :

• vous avez donné votre accord préalable pour le partage de vos Données personnelles avec des tiers
• le partage de vos Données personnelles avec ledit tiers est nécessaire à la fourniture des prestations/services sollicités
• une autorité judiciaire ou administrative compétente exige que NUVANTA lui communique lesdites Données personnelles comme rappelé ci-avant.

5. Combien de temps vos Données personnelles sont-elles conservées ?

Vos Données personnelles sont conservées pendant la durée nécessaire à la réalisation des finalités décrites ci-dessus et ceci dans le respect de la législation en vigueur.

Si vous êtes client de notre société nous conservons vos Données personnelles le temps nécessaire au suivi de votre relation avec nous puis pour une durée de 3 ans à compter de la fin de la relation commerciale.

Toutefois les Données personnelles permettant d’établir la preuve d’un droit ou d’un contrat devant être conservées au titre du respect d’une obligation légale le seront pendant la durée prévue par la loi en vigueur.

Concernant les données de connexion (adresse IP date et heure de connexion pages consultées) elles sont conservées pendant une durée maximale de 6 mois.

Le détail des durées de conservation est repris dans le tableau reproduit ci-dessous :

6. Transfert de vos Données personnelles en dehors de l’Union européenne

Nous nous efforçons de conserver vos Données personnelles au sein de l’Union Européenne. Cependant il est possible que vos Données personnelles puissent parfois être transférées hors de l’Union européenne par le biais de nos partenaires nos Sous-traitants et/ou prestataires ou des plateformes tierces (ex : META Google).

Certains destinataires sont situés dans des pays ayant fait l’objet d’une décision d'adéquation (totale ou partielle) par la Commission européenne qui les considère comme assurant un niveau de protection adéquat des Données personnelles. Ces pays sont : les Etats-Unis.

Les Etats-Unis bénéficient d’une décision d’adéquation depuis le 10 juillet 2023.

Les transferts de Données personnelles depuis l'Union européenne vers des organismes figurant sur une liste gérée et publiée par le ministère américain du commerce peuvent s’effectuer librement. En l’espèce les groupes META et Google figurent sur cette liste.

Pour les autres pays qui ne sont pas considérés comme assurant un niveau de protection adéquat NUVANTA fait tous les efforts pour mettre en œuvre les garanties nécessaires et suffisantes afin d’assurer le niveau de protection requis par la Réglementation (notamment au cas par cas par la régularisation de clauses contractuelles types basées sur le modèle de la Commission européenne ou tout autre mécanisme conforme à la Réglementation).

7. L’usage de vos Données personnelles par des plateformes tierces

Le Site peut contenir des liens vers d’autres sites. De même d’autres sites peuvent faire référence ou contenir un lien vers notre Site. Nous n’avons aucun contrôle sur ces autres domaines et sites Web. Nous invitons nos utilisateurs à lire les politiques de confidentialité de chaque site Web et de chaque application avec lesquels ils sont susceptibles d’interagir. Nous n’adhérons ne vérifions ni n’approuvons ni ne sommes responsables des pratiques en matière de confidentialité ou du contenu de tels sites Web ou applications. Si vous visitez les autres sites Web ou applications concernées vous le faites à vos propres risques et êtes soumis à leur politique de confidentialité.

Vous avez aussi la possibilité de consulter le Site de NUVANTA en utilisant le mode de navigation privée.

8. Les services de Google

Ce Site utilise plusieurs fonctionnalités proposées par Google. A ce titre certaines de vos Données personnelles et notamment vos données de navigation sont susceptibles d’être transférées à cette société dont les serveurs peuvent être situés hors de l’Union Européenne et notamment aux Etats-Unis.

L’usage qui est fait de vos Données personnelles par Google est soumis aux conditions d’utilisation édictées par cette dernière. Nous vous conseillons de les lire attentivement afin de pouvoir pleinement exercer vos droits à l’égard de Google.

Les services concernés sont notamment Google Analytics. Google Analytics utilise des cookies afin d’analyser votre utilisation du Site sur la base de votre consentement.

Vous pouvez empêcher l’enregistrement des cookies en refusant ce cookie.

De plus en téléchargeant et installant le Browser Plugin qui est disponible sous le lien suivant : https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=fr vous pouvez empêcher :

• la saisie par Google des Données personnelles générées par les cookies de Google Analytics se rapportant à votre utilisation du Site (y compris votre adresse IP)
• le traitement de ces données par Google.

En procédant ainsi un cookie opt-out sera installé et empêchera la saisie de vos Données personnelles lors des futures visites du Site.

Vous trouverez plus amples informations relatives à l’utilisation des Données personnelles des utilisateurs chez Google Analytics dans la déclaration de confidentialité pour la protection des données de Google : https://support.google.com/analytics/answer/6004245?hl=fr.

9. Sécurité

Nous faisons constamment tout notre possible afin de protéger vos Données personnelles. Dès la réception de vos Données personnelles et tout au long de leur cycle de vie nous appliquons des procédures et des mesures de sécurité strictes afin d’assurer leur disponibilité leur intégrité et empêcher tout accès non autorisé.

En tant que Responsable de Traitement nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées conformes aux dispositions légales applicables en vue de protéger vos Données personnelles contre l’altération la perte accidentelle ou illicite l’utilisation la divulgation ou l’accès non autorisés et notamment :

• la sensibilisation aux exigences de confidentialité de nos collaborateurs amenés à accéder à vos Données personnelles ;
• la sécurisation de l’accès à nos locaux ainsi que de l’accès physique et logique à nos systèmes et plateformes informatiques ;
• la sécurisation de l’accès du partage et du transfert des Données personnelles ;
• un haut degré d’exigence en matière de protection des Données personnelles lors de la sélection de nos Sous-traitants et partenaires.

Cryptage SSL ou TLS :

Pour des raisons de sécurité et afin de protéger la transmission des contenus confidentiels comme les demandes que vous nous adressez ce Site utilise un cryptage SSL ou TLS. Une connexion cryptée est identifiable au fait que la ligne d’adresse du navigateur passe de « http:// » à « https:// » et au symbole de cadenas figurant sur cette ligne.

Lorsque le cryptage SSL ou TLS est activé les Données personnelles que vous nous transmettez ne peuvent pas être consultées par des tiers.

10. Quels sont vos droits ?

Nous nous efforcerons de vous permettre d’exercer vos droits sur vos Données personnelles :

• vous pouvez accéder aux Données personnelles que NUVANTA recueille et traite vous concernant et en obtenir copie ;


• vous pouvez demander à ce que vos Données personnelles soient rectifiées mises à jour ou corrigées ;


• vous pouvez demander l’effacement de vos Données personnelles dans les meilleurs délais lorsque l'un des motifs suivants s'applique :
  • les Données personnelles ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d’une autre manière ;
  • vous retirez votre consentement sur lequel est fondé le Traitement et il n’existe pas d’autre fondement juridique au Traitement concerné. Le retrait du consentement vaut pour l’avenir ;
  • vous exercez votre droit d’opposition et il n’existe pas de motif légitime impérieux pour le Traitement ;
  • les Données personnelles ont fait l’objet d’un Traitement illicite ;
  • les Données personnelles doivent être effacées pour respecter une obligation légale.

Le droit à l’effacement peut ne pas s’appliquer si le Traitement est nécessaire :

• pour respecter une obligation légale
• à la constatation à l’exercice ou à la défense de droits en justice.
• vous pouvez demander la limitation du Traitement de vos Données personnelles lorsque l’un des éléments suivants s’applique :
  • une vérification de vos Données personnelles est nécessaire après une contestation de votre part sur l’exactitude de vos Données personnelles ;
  • le Traitement est illicite et vous vous opposez à l’effacement de vos Données personnelles et exigez à la place la limitation de leur utilisation ;
  • NUVANTA n’a plus besoin des Données personnelles vous concernant pour le Traitement mais les Données personnelles sont nécessaires pour vous pour la constatation l’exercice ou la défense de droits en justice ;
  • vous vous êtes opposé au Traitement et NUVANTA vérifie si les motifs légitimes poursuivis par elle prévalent sur vos motifs légitimes.


• vous pouvez vous opposer à tout moment pour des raisons tenant à votre situation particulière au Traitement de vos Données personnelles fondé sur un motif légitime ;


• vous pouvez retirer votre consentement au Traitement de Données personnelles à tout moment dans les mêmes conditions que celles dans lesquelles vous l’avez fourni dans la mesure où bien entendu le Traitement repose sur le consentement (en ce qui concerne notamment le Traitement des cookies) ;


• vous disposez d'un droit à la portabilité vous permettant de recevoir les Données personnelles que vous avez fournies à NUVANTA dans un format structuré couramment utilisé et lisible par machine lorsque de manière cumulative :
  • le Traitement est fondé sur le consentement ou sur un contrat ;
  • le Traitement est effectué à l'aide de procédés automatisés.

Dans le cadre de l'exercice de ce droit vous avez le droit d'obtenir de NUVANTA que vos Données personnelles soient transmises directement par NUVANTA à un autre Responsable de Traitement lorsque cela est techniquement possible.

Le droit à la portabilité ne doit pas porter atteinte aux droits et libertés de tiers.

• conformément à la loi française NUVANTA vous donne la possibilité de décider à l’avance du sort de vos Données personnelles après votre décès.



Toute rectification ou tout effacement de vos Données personnelles ou toute limitation du Traitement réalisé à votre demande sera communiqué(e) par NUVANTA à chaque Destinataire auquel vos Données personnelles pourront avoir été transmises conformément aux présentes dispositions à moins qu’une telle communication se révèle impossible ou exige des efforts disproportionnés.

Dans le cas où les Données personnelles vous concernant seraient erronées ou non à jour vous pouvez en informer NUVANTA afin que les corrections et/ou la mise à jour requises soient effectuées.

11. Comment exercer vos droits ?

Pour exercer vos droits veuillez-vous adresser :

• par voie électronique à l’adresse : service.client@lettre-reco.com
• par voie postale à l’attention de NUVANTA - 6 Fern Road D18 FP98 - DUBLIN - Ireland.

Si NUVANTA a des doutes raisonnables quant à l’identité de la personne physique présentant la demande elle pourra lui demander des informations supplémentaires nécessaires pour confirmer son identité (ex : une copie de la pièce d’identité).

Pour vous aider dans votre démarche pour exercer vos droits vous trouverez un modèle de courrier élaboré par la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) sur le lien suivant : https://www.cnil.fr/fr/modele/courrier/exercer-son-droit-dacces .

NUVANTA dispose d’un délai d’un (1) mois pour vous répondre à compter de la réception de votre demande. Ce délai peut être prolongé de (2) deux mois en raison de la complexité de votre demande et du nombre de demandes qui lui sont faites. NUVANTA vous en informera dans le mois de votre demande.

Si vous estimez que vos droits ne sont pas suffisamment respectés vous avez le droit de déposer une plainte auprès de la CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés).

12. Modifications

NUVANTA pourra mettre à jour cette Politique de confidentialité à tout moment pour l’adapter à d’éventuelles nouvelles pratiques et offres de service. Dans ce cas la date de mise à jour de la Politique de confidentialité sera actualisée et indiquera le jour où les modifications ont été effectuées. Si NUVANTA apporte des modifications qu’elle estime importantes vous serez averti(e) par l’intermédiaire d’une information sur notre Site.

13. Utilisation de témoins de connexion (« cookies »)

Vous êtes informé(e) que lors de vos visites sur notre Site des cookies (témoins de connexion) peuvent être installés sur votre logiciel de navigation pour vous permettre notamment une navigation optimale. Les cookies sont des données stockées dans l’équipement terminal de l’utilisateur. Ils sont utilisés par notre Site pour envoyer des informations au navigateur de l’utilisateur et permettent à ce navigateur de renvoyer des informations au site d’origine (par exemple un identifiant de session le choix d’une langue ou une date). D’autres types de traceurs tels que les balises pixel peuvent également être utilisés.

Sur ce sujet nous vous invitons à prendre connaissance de notre Politique de cookies.