Modèle de lettre de confirmation d'embauche avant la fin de période d'essai

Qu'est-ce que la période d'essai ?

La période d'essai est une phase de l’emploi au cours de laquelle l'employeur et le salarié peuvent évaluer leur compatibilité. En effet, pour le salarié, c’est une occasion de vérifier si les conditions de travail, l'ambiance, les responsabilités et la culture de l'entreprise correspondent à ses attentes. Pour l'employeur, de son côté, c’est le moment d’évaluer les compétences, la motivation et l’adaptabilité du salarié, ainsi que sa capacité à s'intégrer dans l'équipe. Pendant cette période, les deux parties ont la possibilité de mettre fin au contrat de manière simplifiée, sans avoir à fournir de justification détaillée. La durée de la période d'essai varie en fonction du type de contrat, du poste occupé et de la convention collective applicable, mais elle peut être prolongée sous certaines conditions, généralement par accord écrit entre les parties. D'une manière générale, elle est de 8 mois maximum. Elle est de 2 mois renouvelable une fois pour 2 mois, soit 4 mois pour les ouvriers et employés. Elle est de 3 mois renouvelable 3 mois pour les agents de maitrise et les techniciens soit 6 mois. Elle est de 4 mois pour les cadres renouvelable une fois pour une période de 4 mois.

Comment valider la fin de période d’essai d'un CDI ?

Valider la fin de la période d’essai d’un contrat à durée indéterminée (CDI) implique une confirmation que le salarié peut rester définitivement dans l'entreprise. Cette validation se fait généralement de manière formelle, par écrit, même si la législation ne l’exige pas toujours explicitement. En effet, l'absence de notification de fin de période d'essai peut souvent être interprétée comme une validation tacite, mais pour des raisons de clarté, de transparence et de sécurité juridique, il est fortement recommandé de formaliser cette validation par une lettre ou un mail. Cela permet d'éviter tout malentendu et de s'assurer que toutes les parties sont d'accord sur le statut du salarié. Une validation formelle offre également une trace écrite qui peut être utile en cas de différend ultérieur.

Qui prend la décision ?

La décision de valider ou non la fin de la période d'essai est généralement prise par l'employeur, souvent en concertation avec le supérieur hiérarchique direct du salarié et le service des ressources humaines. Cette décision repose sur une évaluation objective des performances, de la motivation et de l’intégration du salarié dans l’entreprise. Dans certains cas, des retours d’équipe peuvent également être pris en compte pour obtenir une vision complète. Il est important que cette décision soit bien documentée et justifiée, en incluant des éléments précis et concrets, pour éviter toute contestation et assurer la transparence du processus.

Que doit contenir la lettre de validation de la période d'essai d'un CDI ?

Afin d’être prise en compte et valide, la lettre de validation de la période d'essai d’un CDI doit être claire et précise. Ainsi, afin de vous assurer que votre lettre soit correcte, voici les éléments qu'elle doit contenir :

• Coordonnées de l’entreprise et du salarié : Assurez-vous d'inclure les noms, adresses et éventuellement les numéros d’identification.
• Objet de la lettre : Indiquez clairement qu'il s'agit d'une validation de la période d'essai.
• Référence au contrat de travail : Mentionnez la date de début du contrat et les termes de la période d'essai initialement prévus.
• Confirmation de la validation : Indiquez explicitement que la période d'essai est validée et que le salarié est désormais confirmé en CDI.
• Appréciation des performances : Un bref retour sur les performances du salarié et les raisons de la validation peut être utile.
• Date d'effet : Mentionnez la date à laquelle la validation prend effet.
• Signature : La lettre doit être signée par le responsable hiérarchique ou un représentant des ressources humaines.

Autre exemple de lettre de confirmation d’embauche

Voici comment vous y prendre pour informer votre employé de votre satisfaction de son expertise et la poursuite de son parcours au sein de votre équipe :

• Nom et prénom de l’employeur
• Adresse
• Code postal
• Numéro de téléphone
• Adresse mail
• Nom et prénom du futur employé
• Adresse
• Code postal
• Date

Objet : Confirmation d’embauche

Madame, Monsieur,

Je me permets de vous écrire avant la fin de votre période d’essai de [durée de la période d’essai] et qui se terminera dans [durée restante], afin de vous tenir au courant de la trajectoire de cette évaluation.

Nous avons le plaisir de vous informer, qu’après avoir pris en considération les résultats de vos efforts assidus, votre professionnalisme et compétences personnelles, que nous avons eu pleine satisfaction et certitude de votre légitimité à occuper votre poste.

Par conséquent, nous vous annonçons votre admission définitive au sein de notre équipe après la fin de la période d’essai.

Veuillez agréer, Madame, Monsieur, nos salutations distinguées.

Cordialement.

[Signature de l’employeur]

À faire

Faire l’éloge des qualités de l’employé qui ont mené à la réussite de la période d’essai.

À ne pas faire

Ne pas citer la durée de la période d’essai et la date de fin de cette dernière.